Cum poți înființa o firmă ONLINE

Există posibilitatea înființării unei firme online (100% online), fapt care rezultă de pe site-ul Registrului Comerțului.

Mai mult, Registrul Comerțului sugerează tuturor celor care îi trec pragul, prin înmânarea unor pliante, să recurgă la acest mod de lucru întrucât este mai avantajos.

Cum s-a ajuns la acest mod de lucru?

Registrul Comerțului a creat o platformă online unde pot fi parcurse toate procedurile atribuite în competența sa, inclusiv procedura de înființare a unei firme, indiferent care este ea SRL, PFA, II, SA etc.

Platforma este operațională de mai mulți ani, însă pandemia a fost cea care a determinat valorificarea ei la maximum. În pandemie, în ideea de a limita cât de mult întâlnirile dintre oameni, procedurile s-au desfășurat exclusiv online.

Pe parcursul pandemiei au fost suspendate toate cerințele care îngreunau procedura online, făcând-o astfel facilă, posibilă. Ulterior momentului pandemic s-a constat că acest mod de lucru este oportun, astfel că s-au luat mai multe măsuri legislative pentru ca procedurile să poată fi parcurse 100% online.

Pe site-ul Registrul Comerțului se menționează că prin „(…)noua lege se realizează simplificarea și digitalizarea în domeniul înregistrării în registru, prin reglementarea de noi mecanisme și eliminare de documente și proceduri: procedură de constituire a societăților și a sucursalelor acestora integral on-line, prin asigurarea logisticii necesare și pentru încheierea actului constitutiv al unei societăți prin mijloace electronice, prin integrarea acestuia în serviciile on-line aferente înregistrării în registrul comerțului, disponibile pe portalul de servicii on-line al ONRC și eliberarea certificatului de înregistrarea în formă electronică; (…)

Care este marele avantaj?

Marele avantaj este că cei care vor să își înființeze o firmă sau cei care doresc să efectueze modificări în cadrul unei firme existente, nu trebuie să iasă din birou sau casă pentru aceste operațiuni. Totodată, cetățenii români sau străini care nu se află în Romania nu trebuie să vină în țară pentru a-și înființa firma sau pentru a efectua modificări precum: înlocuirea unui administrator, a unui asociat, deschiderea unui punct de lucru etc.

Cum era în trecut?

Pentru a observa beneficiile trebuie cunoscut și modul anterior de lucru. În trecut, pentru a înființa o firmă erau necesare mai multe drumuri:

• un drum la Registrului Comerțului pentru a efectua rezervarea de denumire.
• un drum până la bancă pentru deschiderea unui cont bancar;
• un drum pana la notar pentru autentificarea anumitor;
• un drum pana la Registrul Comerțului pentru depunerea documentației;
• un drum la Registrul Comerțului pentru a ridica actele firmei;
• un ultim drum la bancă pentru definitivarea contului.

La acest moment, cerința autentificării anumitor acte a fost eliminată prin lege, astfel că nu mai e necesar drumul la notar. A fost eliminată și cerința de a face dovada deschiderii unui cont bancar provizoriu în cadrul procedurii. Acum, acesta se deschide după ce se constituie firma și poate fi deschis online.

Rezervarea de denumire se poate face online pe platforma Registrului Comerțului și tot aici trebuie încărcate și actele pe care trebuie să le cuprindă dosarul de înmatriculare. După soluționarea dosarului Registrul Comerțului comunică actele firmei pe mail, fiind semnate electronic de directorul instituției, acestea având valoarea unor acte originale.

Care sunt pașii ce trebuie urmați pentru a înființa o firmă online?

Procedura debutează cu rezervarea de denumire. Operațiune prin care este verificată baza de date a Registrului Comerțului pentru a observa dacă denumirea dorită este disponibilă sau nu.

După ce se efectuează rezervarea de denumire trebuie redactate actele necesare. Actele necesare pentru înființarea SRL diferă față de cele pentru înființarea PFA, astfel că pentru fiecare tip de firmă există un pachet de acte care trebuie întocmit.

După ce sunt redactate, acestea pot fi urcate pe platforma Registrului Comerțului, iar instituția acordă termen ziua următoare pentru soluționarea dosarului, dată la care persoana desemnată să soluționeze dosarul verifică dacă sunt respectate toate cerințele.

Pentru încărcarea documentului este necesară o semnătură electronică. După ce sunt încărcate actele, Registrul Comerțului emite nota de calcul în situațiile în care se percepe taxă. În cuprinsul notei de calcul este menționată suma datorată și contul în care trebuie virată. După efectuarea plății OP-ul este încărcat pe platformă.

Dacă sunt respectate cerințele prevăzute de lege admite dosarul și se constituie firma. Dacă sunt anumite erori de redactare (cele mai des întâlnite situații) sau alte lipsuri, persoana desemnată formulează observații în acest sens și acordă un termen de 15 zile în vederea rezolvării problemelor.

După constituirea firmei Registrul Comerțului va comunica actele societății, certificatul de înregistrare, certificate constatatoare, hotărârea de admitere a dosarului și factura fiscală, pe mail.

Așa cum am amintit mai sus, actele semnate electronic sunt acte originale, ceea ce însemnă că ele pot fi transmise de pe un dispozitiv pe altul fără să mai fie nevoie de ele în materialitate lor (semnate olograf).

Alte aspecte importante

Orice firma trebuie să aibă un sediu. Sediul se poate stabili și într-o clădire cu mai multe apartamente dacă există acordul vecinilor. Nu mai este necesar acordul vecinilor dacă spațiul este înregistrat ca spațiu comercial (SAD) sau dacă la sediu nu se desfășoară activitate, de exemplu, în cazul construcțiilor activitatea se desfășoară la beneficiar și nu la sediu.

Orice firmă desfășoară o activitate economică și fiecărei activități economice îi corespunde un cod CAEN care trebuie identificat și trecut în actele ce se depun la Registrul Comerțului.