Raportarea facturilor emise în sistemul național RO e-Factura. Ghid pentru firme și pașii de urmat

Începând cu 1 ianuarie 2024, persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scop de TVA, au obligația, conform art. LIX, Legea 296/2023, de a transmite facturile emise în sistemul ANAF, RO e-Factura.

Sunt prevăzute și mici excepții, dar această obligație le va reveni în linii mari, tuturor operatorilor economici din România pentru livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate în relația B2B.

Totul despre obligativitatea RO e-Factura

Raportarea facturilor emise între persoanele impozabile în relația B2B trebuie efectuată în maxim 5 zile lucrătoare de la data emiterii lor.

Nerespectarea acestei obligativități constituie contravenție și se sancționează cu amendă între 1.000 și 10.000 lei în funcție de mărimea contribuabilului, scrie capital.ro. Nu se vor acorda amenzi pentru nerespectarea raportării în perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024.

În perioada cuprinsă între 1 ianuarie și 30 iunie 2024 facturile de bunuri și servicii în relația B2B pot fi emise și în alte formate electronice sau în formatul clasic (pe hârtie), dar este obligatorie transmiterea lor în formatul impus de ANAF, fișier de tip XML, în sistemul RO e-Factura.

Transmiterea și primirea facturilor prin acest sistem presupune parcurgerea anumitor pași ce trebuie respectați.

Primul pas pe care trebuie să îl faceți este obținerea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, de la o firmă autorizată pentru prestarea unor astfel de servicii, autorizată de Autoritatea pentru Digitalizarea României.

Certificatul digital calificat permite generarea unei semnături electronice calificate, cu valoare legală, ce poate fi folosit pentru accesarea Spațiului Virtual al ANAF. Semnătura electronică ce poate fi utilizată în relația cu sistemul e-Factura poate fi a reprezentantului legal, a reprezentantului desemnat sau a împuternicitului.

Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), un al doilea pas ce trebuie efectuat

Spațiul Privat Virtual reprezintă un serviciu gratuit, accesibil permanent prin internet pe site-ul anaf.ro. Înregistrarea în SPV presupune completarea datelor de identificare în formularul web de pe pagina ANAF și încărcarea anumitor documente justificative.

După înregistrarea / înrolarea SPV, puteți trimite sau primi acte administrativ fiscale, puteți accesa informații referitor la contribuțiile sociale sau obligațiile fiscale.

Sistemul RO e-Factura, disponibil în cadrul SPV

Încărcarea facturilor emise în acest sistem, se va putea face doar dacă ele vor fi transmise în format electronic de tip XML, format care respectă un set de reguli foarte stricte și care trebuie să conțină anumite informații obligatorii.

Pentru a facilita această transmitere a facturii electronice într-un fișier structura de tip XML, Ministerul Finanțelor a pus la dispoziția utilizatorilor, gratuit, o aplicație ce permite pregătirea fișierului corespunzător, în format XML.

După trimiterea facturii emise către sistemul RO e-Factura, aceasta va fi verificată în mod automat de către sistem, pentru a vedea dacă îndeplinește toate cerințele din punct de vedere structural și semantic.

Potrivit acestor parametri de validare a facturilor transmise, dacă factura respectă cerințele sistemului Fiscului, ea va fi validată și i se va aplica automat semnătura electronică a MF urmând ca aceasta să îi fie disponibilă destinatarului pentru descărcare.

Dacă factura nu respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi invalidată, iar emitentul va primi un mesaj cu eroarea identificată. Această factură va trebui corectată și retransmisă în sistem pentru verificare și validare.

Destinatarul facturii, respectiv clientul, se va loga totodată în SPV, de unde va putea descărca factura primită de la furnizor.

E obligatoriu ca destinatarii facturilor primite prin intermediul sistemului să se asigure de corectitudinea datelor înscrise pe acestea, pentru că exemplarul original al facturii se consideră a fi fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a MF.

Astfel, se va putea folosi aplicația pusă la dispoziție, gratuit, de către MF cu ajutorul căreia, utilizatorii vor putea transforma acel fișier XML al facturii, într-un format lizibil și anume, PDF.

Pentru o adaptare cât mai rapidă a operatorilor economici în vederea respectării de la 1.01.2024, a acestei obligații legale, dezvoltatorii programelor de facturare au implementat această opțiune de transmitere automată, în sistemul național RO e-Factura, a facturilor emise, oferind totodată și posibilitatea descărcării facturilor primite de la furnizori și transformarea lor într-un format cu care suntem deja obișnuiți, PDF.

În cazul folosirii unui program de facturare, certificatul digital calificat de semnătură electronică va trebui folosit o singură dată, pentru autorizarea programului pentru 90 de zile, nefiind necesară folosirea semnăturii pentru fiecare trimitere e-Factura.